معاونت اداری، مالی و عمرانی

شرح وظایف اداره کارپردازی

اهداف کلی:

اداره کارپردازی با هدف تأمین، خرید و مدیریت منابع و ملزومات مورد نیاز سازمان فعالیت می‌کند. این اداره نقش حیاتی در تضمین جریان مناسب تجهیزات، کالاها و خدمات، کنترل هزینه‌ها و ارتقای بهره‌وری عملیاتی سازمان دارد.

 شرح وظایف:

الف) تأمین و خرید کالا و خدمات:

• شناسایی نیازهای سازمان در حوزه کالاها، تجهیزات و خدمات.

• برنامه‌ریزی و اجرای فرآیندهای خرید با رعایت قوانین، مقررات و دستورالعمل‌های داخلی.

• ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان و پیمانکاران با توجه به کیفیت، قیمت و زمان تحویل.

• نظارت بر قراردادهای خرید و تأمین و اطمینان از اجرای تعهدات طرف‌های قرارداد.

ب) مدیریت موجودی و انبار:

• پیگیری ورود و خروج کالاها و تجهیزات از انبارها.

• کنترل موجودی انبار و پیش‌بینی نیازهای آتی به منظور جلوگیری از کمبود یا اضافه موجودی.

• ایجاد سیستم‌های ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات کالاها و تجهیزات سازمان.

ج) هماهنگی و پشتیبانی داخلی:

• تأمین ملزومات و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف سازمان در زمان مناسب.

• نظارت بر کیفیت کالاها و خدمات دریافتی و بررسی تطابق با مشخصات فنی و قراردادها.

• پاسخگویی به درخواست‌های داخلی سازمان و ارائه گزارش‌های مرتبط به مدیریت ارشد.

د) رعایت قوانین و مقررات:

• اطمینان از رعایت قوانین و دستورالعمل‌های مالی و اداری در فرآیندهای خرید و تأمین.

• نظارت بر شفافیت، عدالت و صرفه‌جویی در استفاده از منابع سازمان.

• همکاری با بخش مالی جهت کنترل و مستندسازی هزینه‌ها و پرداخت‌ها.

 نقش و اهمیت اداره کارپردازی:

• تضمین جریان صحیح و به موقع تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان.

• ارتقای بهره‌وری عملیاتی از طریق مدیریت بهینه منابع و موجودی‌ها.

• کاهش ریسک تأخیر در فعالیت‌های سازمانی به دلیل کمبود تجهیزات یا خدمات.

• افزایش شفافیت و کنترل هزینه‌ها با مستندسازی و رعایت قوانین و مقررات.

• پشتیبانی از عملکرد سایر واحدها و تسهیل اجرای اهداف استراتژیک سازمان.